La planificación lo es todo

Los proyectos no son cosas nuevas, se han gestionado proyectos desde el inicio de nuestra civilización, y de hecho lo hacemos constantemente y casi sin darnos cuenta, más allá de la calidad de gestión que logremos.

Dicen los “Manager Tools” Mark Horstman y Mike Auzenne:

-Un bosque no es más que un conjunto de árboles, y si quieres realizar una actuación en el bosque tienes que pensar lo que vas a hacer en cada uno de los árboles.

Hemos construido pirámides, catedrales, hemos planificado bodas, cumpleaños, micro emprendimientos y constantemente se han creado nuevos artilugios, nuevos productos e invenciones.

La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido de un proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.

Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.

La exposición de Mark Horstman y Mike Auzenne se basa en lo que llaman la ley Horstman.
“La ley Horstman sobre la gestión de proyectos” habla sobre ¿Quién hace qué? Y ¿Cuándo?, y que se ha de cumplir cuando se está gestionando un proyecto.

El concepto que hay detrás de esta ley es muy sencillo, aunque a veces lo olvidemos o nos abrume la complejidad del mismo, todos los proyectos son al final un conjunto de tareas sencillas que han de ser realizadas por personas en un marco temporal determinado. Por tanto, gestionar el proyecto ha de pasar por asignar responsables de las tareas, detallar de qué son responsables y cuándo han de finalizar la tarea.

Las características o atributos comunes a la mayoría de los proyectos son:

• Objetivo
  Poner los pies en la tierra; la naturaleza del proyecto debe ser real, sustentable y medible.
• Calendario de Actividades
  Debe tener un programa de actividades o plan de trabajo.
• Complejo
  No es sencillo y está compuesto por múltiples elementos, las técnicas de seguimiento, las desviaciones, la toma de decisiones y la colaboración son cualidades y herramientas que definen la calidad y al resultado final.
• Demanda recursos
  Requiere habilidades, conocimientos, capital y esfuerzo humano de diversas áreas de una organización o comunidad.
• Estructura organizacional
  Tiene roles y responsabilidades, ej.: Gerente de proyecto, líder de proyecto, especialistas, clientes, etc.
• Sistema de Control e Información
  Los proyectos bien atendidos requieren sistemas complejos y capacitación, a modo de registrar la documentación e información relacionada al proyecto y lograr así resultados más eficaces, precisos y de calidad. He notado personalmente y con Clientes como rinde mucho más y mejora la calidad aplicando sistemas de control de proyectos y colaboración, hoy más comúnmente utilizados a través de Internet para facilitar el trabajo a distancia.

La comunicación es un proceso esencial de la gestión de proyectos, desde el principio hasta el final del proyecto se debe determinar:

• A quién se comunica que información
• De qué manera se le comunica la información
• Con qué frecuencia
• Con qué grado de detalle

Restricciones

Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto también se conoce como el Triángulo de la Gestión de Proyectos, donde cada lado representa una restricción, y dónde dentro de él caen y se pierden los recursos como si se tratase de vehículos en el triángulo de las bermudas.

Ningún lado del triángulo puede ser modificado sin impactar directamente a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restricción.

La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto.
La restricción de costos o recursos, se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto.
La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto.

Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas. Incrementar el alcance aumenta el tiempo y el costo, una restricción fuerte de tiempo puede significar un incremento en costos y una reducción en los alcances, y un presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reducción de los alcances. La calidad siempre esta sujeta más fuertemente a el alcance.

La disciplina de la gestión de proyectos consiste en proporcionar las herramientas y técnicas que permiten al equipo de proyecto (no solamente al gerente del proyecto) organizar su trabajo para cumplir con todas esas restricciones.

5 decisiones erróneas para recuperar un proyecto:

1. Añadir funcionalidades/características cuando se tiene problemas con el plazo de entrega:
   Esta decisión se conoce con el termino ingles de “gold platting” y es lo opuesto a lo que se tendría que hacer. Cuando un proyecto tiene problemas para cumplir con la fecha de entrega se tiene que reducir el alcance/calidad/funciones/características y no aumentarlas.
2. Añadir más recursos humanos:
   ¿Qué hace cuando tiene un proyecto que va a acabar más tarde de lo previsto? ¿Añadir más recursos para conseguir acabar en plazo?. En software y desarrollo Web existe un principio que dice que “añadir personal a un proyecto retrasado lo retrasa aún más”. Este principio, que se conoce como la Ley de Brooks, fue acuñada por Fred Brooks en 1975 en su libro “The Mythical Man-Month” y representa la sobrecarga que provoca en la coordinación y comunicación del proyecto el hecho de añadir nuevos recursos al proyecto.
3. Intentar conseguir resultados diferentes a partir de las mismas personas:
   Como decía Einstein “La locura es hacer siempre lo mismo y esperar resultados diferentes”.
4. Asumir que el alcance puede ser completado en el mismo tiempo:
   El tiempo y el esfuerzo perdido no se pueden recuperar, solo podemos cumplir con los plazos reduciendo alcance/calidad/funciones/características.
5. Cancelar la capacitación o control de calidad cuando no va a cumplir con el presupuesto:
   Confiar en que el equipo puede ser autodidacta, aprender y no equivocarse es confiar mucho. Recuperar un proyecto que está teniendo problemas no es fácil, se tienen que analizar las problemas, detectar las causas y actuar sobre ellas. Muchas veces solemos precipitarnos , actuamos sin analizar y solo nos centramos en los efectos sin atacar las causar.